#InterneUntersuchungen
#Interne Untersuchungen
Compliance-Verstoss – was nun?
Jedes gut geführte Unternehmen versucht, durch geeignete und risikoadäquate Maßnahmen und Prozesse im Rahmen seines #ComplianceManagementSystems(CMS) Compliance-Verstößen nach Möglichkeit vorzubeugen.
Kein noch so wirksames CMS ist jedoch praktisch in der Lage, sämtliche Compliance-Verstöße zu verhindern. Wenn es zu einem Verstoß kommt oder ein Compliance-Fall zumindest möglich erscheint, sind Unternehmen gehalten, den Sachverhalt schnellstmöglich und in professioneller Weise aufzuklären und – falls sich ein Verstoß bestätigt – adäquat darauf zu reagieren.
Hierzu dienen sog. interne Untersuchungen (engl. internal investigations). Dabei müssen interne Ermittlungen jedoch nicht zwingend „intern“ im Sinne von „mit eigenen Ressourcen“ durchgeführt werden. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen (#ComplianceimMittelstand) kann es aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, die Ermittlungen ganz oder teilweise mit externer Hilfe durchzuführen. Gemeint ist mit „internen“ Ermittlungen vielmehr, dass keine staatlichen Stellen involviert sind, es sich also nicht um „behördliche Ermittlungen“ gegen das Unternehmen handelt.
Ihre Pflicht zur Aufklärung – Ihre Wahl der Mittel.
Bei Vorliegen entsprechender Verdachtsmomente, die in der Praxis häufig über Whistleblower-Meldungen (#Hinweisgeberschutzgesetz) oder im Rahmen von Kontrollen bzw. Audits ans Licht kommen, ist die Unternehmensleitung verpflichtet, den Sachverhalt aufzuklären und evtl. noch andauernde Rechtsverletzungen unverzüglich abzustellen. Dies ist Bestandteil ihrer gesetzlichen Legalitäts- und Aufsichtspflicht.
Allerdings sollte jeder Unternehmensführung bereits aus eigenem Interesse daran gelegen sein, mögliche Compliance-Verstöße schnellstmöglich aufzuklären, um die Kontrolle über das Geschehen zu behalten, drohende Schäden und behördliche Ermittlungen nach Möglichkeit noch abzuwenden, ihre Glaubwürdigkeit zu wahren und die Wiederholung ähnlicher Vorfälle möglichst zu verhindern.
Anders als das „Ob“ der internen Ermittlungen liegt das „Wie“ zwar grundsätzlich im Ermessen des Unternehmens – allerdings nur innerhalb des gesetzlichen Rahmens. Dieser wird – neben den allgemeinen Prinzipien eines fairen Verfahrens – vor allem durch den #Datenschutz (DSGVO), das Individualarbeitsrecht und das kollektive Arbeitsrecht gesetzt. Ohne einen klar strukturierten und sauber dokumentierten Prozess (etwa im Rahmen einer „Untersuchungsrichtlinie“) ist es für viele Unternehmen sehr schwer, hier Fehler zu vermeiden, die den Erfolg der internen Ermittlung gefährden oder komplett zunichte machen können.
Interne Untersuchungen mit LUCID.
Als ehemalige Unternehmensjuristen und Compliance-Verantwortliche haben wir zahlreiche interne Ermittlungen national wie international durchgeführt und überwacht. Wir beraten und unterstützen vor allem solche Unternehmen, die über wenig Erfahrung mit internen Ermittlungen verfügen oder denen es an den entsprechenden internen Ressourcen mangelt.
- Wir führen die Ermittlung nach Bedarf ganz oder teilweise für Sie durch und kümmern uns um die notwendige Dokumentation. Falls parallel behördliche Verfahren anhängig sind oder werden, kümmern wir uns um die erforderliche Abstimmung der Verfahren, auch über Landesgrenzen hinweg.
- Bei Bedarf arbeiten wir für die Sammlung und Auswertung elektronischer Daten mit professionellen Dienstleistern im Bereich IT-Forensik zusammen.
- Wir erstellen für Ihr Unternehmen eine adäquate Untersuchungsrichtlinie oder prüfen und überarbeiten ggf. Ihre bereits vorhandenen Prozesse.
- Wir helfen Ihnen auch dabei, Ihr Unternehmen adäquat auf die Anforderungen des #Hinweisgeberschutzgesetzes vorzubereiten.
- Schließlich unterstützen wir Sie dabei, diejenigen Schwachstellen aufzudecken und abzustellen, die zu der Compliance-Verletzung geführt haben, um Ihr #ComplianceManagementSystem(CMS) weiter zu stärken und kontinuierlich zu verbessern.