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Zuständigkeiten
Existieren in Ihrem Unternehmen klare und dokumentierte Zuständigkeiten für die Umsetzung und Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen?
Datenschutzbeauftragter
Wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt und bei der Aufsichtsbehörde gemeldet?
Richtlinien
Gibt es eine Richtlinie, die den Mitarbeitern erläutert, wie mit personenbezogenen Daten bzw. mit Verarbeitungsprozessen im Unternehmen umzugehen ist (z.B. eine Datenschutzrichtlinie)?
Richtlinien
Gibt es eine Richtlinie, die erläutert, wie das Unternehmen die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der IT-Systeme gewährleistet (z.B. eine IT-Sicherheits-Richtlinie)?
Richtlinien
Wurde die Notwendigkeit zur Erstellung von weiteren Richtlinien geprüft und solche ggf. umgesetzt (z.B. Regelungen zur privaten Nutzung von Internet und/oder dem betrieblichem E-Mail-Account, zum Home Office oder zum Einsatz privater Endgeräte)?
Richtlinien
Gibt es eine Richtline zur Löschung von Daten (z.B. Löschkonzept) und einen entsprechenden Prozess für die Durchführung/Dokumentation der Löschung?
Datenverarbeitung
Wurden in Ihrem Unternahmen alle existierenden Geschäftsprozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, systematisch identifiziert und der Vorgang entsprechend dokumentiert („Data Mapping“)?
Datenverarbeitung
Wurden alle ermittelten Verarbeitungsprozesse in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten abgebildet (gem. Art. 30 DSGVO)?
Drittlandübermittlung
Übermitteln Ihr Unternehmen personenbezogene Daten in ein Drittland (z.B. innerhalb der Unternehmensgruppe oder im Zusammenhang mit dem Einsatz von Dienstleistern für Datenhosting oder anderen Services) für das keinen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO existiert?
Drittlandübermittlung
Wurden für diese Datenübermittlungen die Anforderungen aus dem ‚Schrems II-Urteil‘ berücksichtigt und die Maßnahmen entsprechend dokumentiert (z.B. im Rahmen eines Risk Assessments)?
Risikobewertung
Haben Sie die Risiken der jeweiligen Datenverarbeitungen ermittelt und geprüft, ob diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern (z.B. im Rahmen einer dokumentierten “Schwellenwertanalyse”)?
Technische Maßnahmen
Basiert die Angemessenheit der in Ihrem Unternehmen umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen auf Grundlage einer dokumentierten Risikoanalyse?
Technische Maßnahmen
Gibt es in Ihrem Unternehmen ein dokumentiertes Zugriffs- und Berechtigungskonzept (nach dem „Need-to-know“-Prinzip)?
Technische Maßnahmen
Haben interne und externe Mitarbeiter eine schriftliche Vertraulichkeits- bzw. Verpflichtungserklärung zur Beachtung des Datenschutzes abgegeben?
Schulungen
Werden Mitarbeiter ausreichend und regelmäßig über Maßnahmen zum Datenschutz geschult?
Datenschutzinformationen
Gibt es für alle Verarbeitungstätigkeiten Datenschutzinformationen nach Art 13, 14 DSGVO (z.B. gegenüber Mitarbeiter, Lieferanten und Webseitenbesucher)?
Betroffenenrechte
Gibt es einen dokumentierten Prozess für die fristgerechte Beantwortung von Auskunftsansprüche nach Art 15 DGSVO?
Datenpannen
Gibt es einen dokumentierten Prozess, nach dem festgestellt wird, ob bei einer Datenschutzverletzung eine Meldung an die Datenschutzbehörde bzw. eine Benachrichtigung der Betroffenen zu erfolgen hat?
Kontrollen
Wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Bereich Datenschutz in Ihrem Unternehmen regelmäßig angemessen kontrolliert (z.B. durch den externen bzw. betrieblichen Datenschutzbeauftragten) und das Prüfungsergebnis entsprechend dokumentiert?
Kontrollen
Werden die Maßnahmen, die Ihr Unternehmen im Bereich Datenschutz getroffen hat, regelmäßig aktualisiert und ggf. verbessert?
Compliance-Kultur
Hat sich die Geschäftsleitung zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet und ihre Verantwortung nach außen hin dokumentiert (z.B. im Rahmen einer Datenschutzleitlinie)?
Zuständigkeiten
Existieren in Ihrem Unternehmen klare und dokumentierte Zuständigkeiten für die Umsetzung und Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen?
Datenschutzbeauftragter
Wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt und bei der Aufsichtsbehörde gemeldet?
Richtlinien
Gibt es eine Richtlinie, die den Mitarbeitern erläutert, wie mit personenbezogenen Daten bzw. mit Verarbeitungsprozessen im Unternehmen umzugehen ist (z.B. eine Datenschutzrichtlinie)?
Richtlinien
Gibt es eine Richtlinie, die erläutert, wie das Unternehmen die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der IT-Systeme gewährleistet (z.B. eine IT-Sicherheits-Richtlinie)?
Richtlinien
Wurde die Notwendigkeit zur Erstellung von weiteren Richtlinien geprüft und solche ggf. umgesetzt (z.B. Regelungen zur privaten Nutzung von Internet und/oder dem betrieblichem E-Mail-Account, zum Home Office oder zum Einsatz privater Endgeräte)?
Richtlinien
Gibt es eine Richtline zur Löschung von Daten (z.B. Löschkonzept) und einen entsprechenden Prozess für die Durchführung/Dokumentation der Löschung?
Datenverarbeitung
Wurden in Ihrem Unternahmen alle existierenden Geschäftsprozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, systematisch identifiziert und der Vorgang entsprechend dokumentiert („Data Mapping“)?
Datenverarbeitung
Wurden alle ermittelten Verarbeitungsprozesse in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten abgebildet (gem. Art. 30 DSGVO)?
Drittlandübermittlung
Übermitteln Ihr Unternehmen personenbezogene Daten in ein Drittland (z.B. innerhalb der Unternehmensgruppe oder im Zusammenhang mit dem Einsatz von Dienstleistern für Datenhosting oder anderen Services) für das keinen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO existiert?
Drittlandübermittlung
Wurden für diese Datenübermittlungen die Anforderungen aus dem ‚Schrems II-Urteil‘ berücksichtigt und die Maßnahmen entsprechend dokumentiert (z.B. im Rahmen eines Risk Assessments)?
Datenverarbeitung
Werden Verarbeitungen auf Rechtsgrundlage der “Interessenabwägung” nach Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO begründet und dokumentiert?
Risikobewertung
Haben Sie sichergestellt, dass datenschutzrechtliche Belange vor Beginn oder bei Änderung einer Datenverarbeitung ausreichend berücksichtigt werden (“Privacy by Design”)
Risikobewertung
Haben Sie die Risiken der jeweiligen Datenverarbeitungen ermittelt und geprüft, ob diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern (z.B. im Rahmen einer dokumentierten “Schwellenwertanalyse”)?
Risikobewertung
Haben Sie den Schutzbedarf der in Ihrem Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten ermittelt und dokumentiert?
Technische Maßnahmen
Basiert die Angemessenheit der in Ihrem Unternehmen umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen auf Grundlage einer dokumentierten Risikoanalyse?
Technische Maßnahmen
Gibt es ein IT- bzw. Datenschutz-Sicherheitskonzept in Ihrem Unternehmen?
Technische Maßnahmen
Gibt es in Ihrem Unternehmen ein dokumentiertes Zugriffs- und Berechtigungskonzept (nach dem „Need-to-know“-Prinzip)?
Technische Maßnahmen
Haben interne und externe Mitarbeiter eine schriftliche Vertraulichkeits- bzw. Verpflichtungserklärung zur Beachtung des Datenschutzes abgegeben?
Schulungen
Werden Mitarbeiter ausreichend und regelmäßig über Maßnahmen zum Datenschutz geschult?
Schulungen
Sind die Mitarbeiter mit den Anforderungen und Prozessen in Hinblick auf die Betroffenenrechte nach Art 15 ff DSGVO vertraut?
Datenschutzinformationen
Gibt es für alle Verarbeitungstätigkeiten Datenschutzinformationen nach Art. 13, 14 DSGVO (z.B. gegenüber Mitarbeitern, Lieferanten und Webseitenbesucher)?
Betroffenenrechte
Gibt es einen dokumentierten Prozess für die fristgerechte Beantwortung von Auskunftsansprüche nach Art 15 DGSVO?
Datenpannen
Besteht Klarheit in Ihrem Unternehmen, was unter einem ‚Datenschutzvorfall‘ zu verstehen ist?
Datenpannen
Gibt es einen dokumentierten Prozess, nach dem festgestellt wird, ob bei einer Datenschutzverletzung eine Meldung an die Datenschutzbehörde bzw. eine Benachrichtigung der Betroffenen zu erfolgen hat?
Auftragsverarbeitung
Gibt es einen Prozess zur Prüfung von Auftragsverarbeitern?
Kontrollen
Wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Bereich Datenschutz in Ihrem Unternehmen regelmäßig angemessen kontrolliert (z.B. durch den externen bzw. betrieblichen Datenschutzbeauftragten) und das Prüfungsergebnis entsprechend dokumentiert?
Kontrollen
Werden die Maßnahmen, die Ihr Unternehmen im Bereich Datenschutz getroffen hat, regelmäßig aktualisiert und ggf. verbessert?
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